Результативная инвентаризация товаров на складе

01Любая коммерческая деятельность связана с финансовыми рисками и неоправданными потерями. Однако существуют такие денежные потери, которые можно легко предвидеть и сделать все возможное, чтобы исключить их. Начать можно с актуализации данных об остатках на складах.

В каком бы виде не хранились товары, будь то большие склады с высокими стеллажами и четко спланированными зонами, небольшие коморки с ящиками или крытые сборки материалов на улице, рано или поздно возникает вопрос излишка, потери или другого несоответствия товара тем значениям, которые хранятся в учетной системе.

Какое негативное влияние на бизнес влечет за собой отсутствие актуальной информации по остаткам товаров на складе (см. рис.1):

Делая заказ на поставку новых партий товаров, мы основываемся на «призрачных» данных: нет точной информации о том, какого товара, в каком количестве и какому магазину не хватает, при этом сложно делать прогнозы по продажам и планировать выручку и в дальнейшем развитие компании.
При излишках товаров, информации о которых нет в учетной системе, у бухгалтера будут появляться “красные остатки”. Это ошибки в учете, некорректные данные при закрытии периода, дополнительные штрафы и пени.
Компания не может гарантировать оперативную поставку заказов покупателям, когда не владеет информацией об остатках на складе. Если данные о товарах в учетной системе не совпадают с фактом, то менеджер может продать клиенту товар, которого физически нет в наличии. Либо наоборот - сотрудник компании может не удовлетворить запрос клиента, даже не догадываясь, что на складе этот товар имеется. Это приводит к задержке, срыву заказов и, как следствие, недовольству со стороны клиентов и падению продаж.
Если сотрудник компании знает, что учетная система не отображает реальных остатков на складе, то любую пропажу всегда можно списать на систему. Следовательно, отсутствие корректного учета негласно может стимулировать воровство в компании.

inv-3.jpg

Рисунок 1 - Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах

Как же избежать необоснованных издержек в компании, связанных с хранением товаров на складе?

Существуют разные способы решения этой проблемы: наведение порядка на складе, обеспечение надлежащих условий хранения товаров, настройка корректного учета срока годности, разработка специальной мотивации для кладовщиков или проведение регулярной инвентаризации и сверки остатков.

Почему собственники игнорируют инвентаризацию: три привычные отговорки, которые переходят в бизнес-задачи

Регулярная инвентаризация - это инструмент, который позволяет топ-менеджерам получать актуальную информацию по наличию в компании товаров и координировать свои действия, управленческие решения исходя из полученных данных.

Зачастую менеджмент компании игнорирует необходимость проведения инвентаризации, при этом ссылаясь на разные причины.

Какие же отговорки используют собственники, чтобы не проводить инвентаризацию?

“Инвентаризация - это затратный процесс, который обойдется моей компании гораздо дороже, чем незначительные потери товара, что вполне естественно для торговли или производства.”
“Инвентаризация - это слишком длительный процесс, моя компания не может себе позволить простой в работе на такой срок.”
“Инвентаризация - это неэффективный процесс, во время которого никто не будет «стоять над душой» у кладовщиков. Как мне застраховать себя от искажения ими результатов?”

Опасения собственников понять можно, ведь при неправильной организации процесса действительно будут большие издержки, потери времени и в какой-то степени искаженный не в пользу компании результат. Однако, если разобраться, то правильная организация процесса позволит:

исключить необоснованные издержки на инвентаризацию;
сократить время на проведение инвентаризации;
обеспечить достоверность данных по результатам.

В этом и состоят главные бизнес-задачи инвентаризации, результат решения которых – обеспечить компанию актуальной информацией. Чтобы решить эти задачи, необходимо наладить до мелочей процесс инвентаризации и в случае необходимости автоматизировать отдельные участки или полностью весь процесс.

Как правильно организовать инвентаризацию в компании?

Инвентаризацию можно проводить двумя способами: вручную заниматься подсчетом товаров и затем сверять с данными учетной системы или автоматизировать процесс. Рассмотрим каждый подход более детально, сравнение представлено в таблице 1.

Инвентаризация склада “вручную”

Чтобы провести опись остатков на складе вручную, не используя для подсчета специальное оборудование, нужно в буквальном смысле закрывать склад, останавливать работу торговой точки (важно, чтобы склад в это время не пополнялся товарами и оттуда ничего не уносили) и пересчитывать все содержимое. Затем проводить сверку с данными в учетной системе и исправлять расхождения.

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация инвентаризации - это первый шаг на пути к исключению влияния человеческого фактора и ускорению любых процессов в компании. Автоматизация инвентаризации подразумевает под собой в первую очередь пересчет остатков с помощью специального оборудования (терминала сбора данных, далее ТСД), а также быстрый обмен данными учетной системы и терминала.

Однако внедрения самого ТСД не достаточно, важно подходить к вопросу автоматизации комплексно. В результате автоматизации инвентаризации процесс ускоряется, становится дешевле и при этом снижается риск возникновения механических ошибок персонала.

Другие новости и советы по теме: